Impressão sustentável e segura através do gerenciamento de impressão

Imagine quantas vezes você esteve diante das seguintes situações: Fez a impressão de um documento e desistiu antes mesmo de ir até a impressora retirar, enviou o documento para impressão mais de uma vez, fazendo uma impressão duplicada porque achou que não estava imprimindo, isso são situações de falha no gerenciamento de impressão.

E tem uma clássica que acredito todos já passaram que é impressão de documentos do Excel, você envia achando que é só uma folha e quando vê começam a sair várias folhas e você vai correndo desligar e/ou cancelar a impressão.

Imagine também quantas são as informações impressas que podem cair em mãos erradas. O objetivo do gerenciamento de impressão favorece sobretudo a impressão segura, com controle através da confirmação do usuário para a finalização da impressão.

Impressão sustentável

O papel impresso sem necessidade resulta num prejuízo financeiro à instituição e empresa, mas isso pode ser evitado, é possível reduzir o desperdício de papel impresso, pois atualmente há tecnologias que podem ser utilizadas para fazer um gerenciamento de impressão.

Essas tecnologias tratam de softwares especializados que podem ser desenvolvidos obedecendo à demanda, necessidade e particularidades de cada empresa, controlando a forma em que as impressões são realizadas, visando diminuir não só o gasto com impressão desnecessária como também destacar pontos que necessitam de melhorias.

Neste texto vamos falar um pouco sobre como funciona um sistema de impressão segura, como fazer um bom gerenciamento de impressão, métodos e também daremos orientações e dicas de como fazer uma impressão sustentável para colaborar não só com seu bolso mas também com o meio ambiente.

O que significa um sistema de impressão segura?

Já ouviu falar sobre impressão segura? Esse é um sistema de impressão utilizado principalmente em grandes empresas e instituições que se utilizam de impressoras ou multifuncionais compartilhadas.

Quando não há um gerenciamento de impressão, o risco do vazamento de uma informação através da impressão, é muito grande. Isso porque a impressão pode ser feita e pega por outro usuário ou ainda ficar esquecida na bandeja de informações até que outra pessoa pegue indevidamente.

Mas o que esse sistema realmente faz? Ao invés da impressão ocorrer de imediato, o arquivo vai para uma fila de impressão que ficará aguardando a liberação do usuário que a solicitou, apenas quando este chegar perto da impressora e liberar para que ela aconteça.

É possível programar também o tempo que um arquivo fica na fila de impressão, de forma que caso o usuário que enviou o arquivo para impressão, não se manifeste em determinado período de tempo, a própria impressora cancela automaticamente.

Esse sistema de impressão segura possui diversos benefícios além do sigilo de informações, como por exemplo, a redução de impressões que ficariam esquecidas na bandeja, favorece um controle maior das impressões, é extremamente seguro, pois pode ser feito por biometria, cartão e até mesmo senha.

Com fazer um bom gerenciamento de impressão?

Um bom gerenciamento de impressão, além de reduzir o desperdício de papel impresso torna a impressão segura e é exatamente algumas dicas sobre esse assunto que vamos mostrar nesse texto.

Primeiro precisamos saber como fazer um bom gerenciamento de impressão e é muito simples quando usamos a tecnologia, porém as empresas ainda travam na questão financeira acreditando que a adoção de um software será um gasto, o que na verdade se trata de um investimento em melhorias trazendo inúmeros benefícios.

A impressão dentro de uma empresa normalmente funciona da seguinte forma: o funcionário envia o arquivo para impressão (a impressora fica localizada em um determinado ponto da empresa), a impressora recebe o sinal das impressões enviadas e faz a impressão, por fim o funcionário vai até a impressora buscar o seu documento.

Esse trabalho de gerenciamento de impressão é o mais tradicional dentro das empresas, porém podem apresentar algumas falhas como por exemplo: O servidor não recebe as impressões enviadas devido ao delay, queda da rede ou outro ponto a ser considerado, isso acaba fazendo o trabalhador enviar um documento em duplicidade ou então desistir da impressão.

Vamos analisar agora uma situação mais favorável para uma impressão segura.

O funcionário envia os arquivos para o servidor de impressão e esse aguarda ser “chamado” ou notificado.

A notificação da impressora funciona como uma “liberação” das impressões. O funcionário se aproxima da máquina, faz o desbloqueio com seu crachá ou biometria e esta fornece as opções para o trabalhador escolher.

Dentre as opções temos o cancelamento das impressões, imprimir somente algumas folhas, apagar todo o arquivo enviado. E ainda alguns servidores apresentam um procedimento de cancelamento de impressão após algumas horas (deve ser programado).

Através desse sistema de controle, é possível saber quem mandou imprimir e quais os documentos que foram impressos. Isso estimula os funcionários a se policiarem quanto às impressões desnecessárias e até evita que arquivos pessoais (como boletos e outros documentos sem vínculo com o trabalho) sejam impressos.

Com o gerenciamento de impressão é possível controlar a quantidade de documentos que podem ser impressos mediante as necessidades de cada usuário.

Como fazer uma impressão segura e sustentável?

São necessárias de duas à três toneladas de madeiras e a utilização de diversos produtos tóxicos que são prejudiciais à saúde e ao meio ambiente para a produção do papel.

Gestores e empresários vivem esse dilema da falta da consciência ambiental de diversos usuários que imprimem arquivos sem necessidade. O gerenciamento de impressão não visa somente o cunho financeiro de uma empresa, mas ambiental.

O primeiro passo para reduzir o desperdício de papel impresso é conscientizar os colaboradores de sua empresa, pois são eles que estão dia a dia utilizando essa função.

Algumas medidas simples podem ser adotadas para obter melhores resultados. Quais medidas seriam essas?

Existem empresas que fazem o recolhimento dos cartuchos utilizados e estas reaproveitam em outras situações, fazendo a sua parte ao enviar esses cartuchos usados para o reaproveitamento estará contribuindo para uma impressão sustentável.

Solicitar quando possível, que as impressões sejam feitas frente e verso também pode ser uma medida adotada, essa simples atitude reduz o uso do papel em 50%.

Caso não seja possível utilizar da impressão frente e verso, aproveite o verso da folha impressa para fazer anotações, por exemplo. Isso ajuda a reduzir o gasto de outras folhas de papel.

Há também a opção de utilizar papéis reciclados para impressão e até optar por papéis que não tenham recebido branqueamento feito com cloro, essas medidas tornam suas impressões sustentáveis.

Você pode optar pelo aluguel de impressoras, assim você só paga pelas páginas impressas, sendo assim o custo será mais alto se houver o desperdício de papel impresso, seria uma maneira de conscientizar os colaboradores e reduzir o número de impressões.

Apesar de todo o controle e gerenciamento de impressão, é inevitável que algumas falhas aconteçam e poucas impressões sejam feitas de forma desnecessária. Mas aproveite-as para utilizar como rascunho, ou até mesmo refazer a impressão do outro lado da folha.

Leve essas ideias para a sua empresa e/ou procure por outras alternativas sustentáveis para que tenha um bom gerenciamento de impressão dentro do seu negócio, só assim conseguira reduzir o número de papel impresso indevidamente e impactar o meio ambiente com uma impressão segura.

Espero que tenha ficado claro as ideias apresentadas nesse texto e deixe seu comentário caso ainda tenha ficado alguma dúvida, aproveite para esclarecer novas ideias e sugestões de gerenciamento de impressão sustentável.